Bạn có khi nào lập kế hoạch nhưng vẫn cảm thấy “đang thiếu một điều gì đó” không? 5W1H sẽ giúp bạn không còn gặp phải tình trạng này. Hãy cùng tìm hiểu 5W1H là gì? mô hình này đem lại lợi ích như thế nào trong tư duy qua bài viết dưới đây!

Khái niệm 5W1H là gì?

5W1H là gì?

5W1H được viết tắt trong cụm từ: Who, When, What, Where, Why, How. 

Đây là một nguyên tắc quan trọng trong tư duy được áp dụng với mọi công việc, từ những dự án quảng cáo đến kinh doanh, chăm sóc khách hàng, hay thiết kế sản phẩm. Công thức 5W1H cung cấp đầy đủ mọi thông tin có mục đích, nội dung, đối tượng, thời gian địa điểm. Áp dụng điều này trong marketing sẽ khiến khách hàng hay đối tượng hướng đến có cái nhìn tổng quan và đầy đủ.

Để biết rõ hơn 5W1H là gì? cùng phân tích năm chữ W và một chữ H theo ví dụ sau đây:

What: trả lời cho câu hỏi “Cái gì?”

“What” trong 5W1H là câu hỏi đầu tiên được nhắc đến. Khía cạnh được đề cập đến là “cái gì?” là nội dung chính của một vấn đề. Một ví dụ cho việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện, “what” là những câu hỏi xoay quanh:

• Sự kiện này có nội dung gì?
• Sự kiện được tổ chức nhằm chia sẻ thông điệp gì?
• Giá trị nhận lại sau khi tổ chức sự kiện này?
• Thông tin bên lề có liên quan đến sự kiện
• Kết quả đạt được sau sự kiện
• Nội dung nổi bật (keyword) được nhắc đến trong sự kiện?

When: Thời gian được diễn ra (Khi nào?)

Chữ “W” thứ hai là một yếu tố rất quan trọng và mang tính quyết định trong khái niệm 5W1H là gì. Tiếp nối ví dụ trong việc tổ chức sự kiện, thời gian diễn ra được hiểu là:

• Sự kiện được diễn ra khi nào? (ngày, giờ cụ thể)
• Trước, trong và sau sự kiện được diễn ra vào thời điểm nào?
• Yếu tố thời gian được ấn định trong mọi hạng mục của sự kiện: thời gian set up, thời gian bắt đầu, thời gian đánh giá sau sự kiện.
• Thời gian công chiếu cho khán giả…

Mục đích trong mọi dự án được hiểu bằng chữ “Why” (Tại sao?)

Đồng hành cùng bốn chữ “W”, câu hỏi đặt ra trong mọi dự án, công việc là “tại sao phải làm việc này, làm việc này để làm gì?”. Câu hỏi làm rõ mục đích và mục tiêu, nếu cứ triển khai kế hoạch nhưng mục tiêu không rõ ràng sẽ rất khó để đo lường.

Tiếp ví dụ về tổ chức một sự kiện, chữ “Why” được hiểu là:

• Sự kiện này được tổ chức ra nhằm mục đích gì?
• Tại sao lại cần diễn giả/MC/ca sĩ này?
• Mục đích mời những vị khách này đến để làm gì?
• Tại sao cần sắp xếp layout theo đúng kịch bản này?
• Tại sao chương trình diễn ra đúng kịch bản nhưng không đem lại thành công?
• Tại sao phải chi trả nhiều tiền cho hạng mục sản xuất này?

Làm việc này cho ai? 5W1H có xuất hiện chữ “Who”

Số lượng người trên Thế Giới hiện nay rơi vào khoảng bảy tỉ người, và mỗi người đều có những hành vi tiêu dùng, mua sắm và trải nghiệm khác nhau. Chữ “Who” được sử dụng ở đây để xác định rõ “khách hàng mục tiêu”. Những đối tượng được doanh nghiệp vẽ nên một bức chân dung cụ thể và chi tiết chính là đích đến. “Việc này làm ra cho ai?” luôn là câu hỏi đồng hành với từng khâu sản xuất để tối ưu chức năng của nó với người sử dụng.

Ngoài ra, chữ “Who” cũng được đề cập đến trong vai trò của đơn vị sản xuất sự kiện:

• Ai là người phụ trách chính cho sự kiện?
• Ai lên ý tưởng, kịch bản? Ai là người sửa đổi?
• Người chịu trách nhiệm cuối cùng là ai?
• Nhân sự được phân bổ như thế nào?

Where (Ở đâu?) trong câu hỏi “5W1H là gì?” được hiểu là:

Việc xác định được vị trí, địa chỉ của khách hàng giúp doanh nghiệp cải thiện rất nhiều trong các chiến lược kinh doanh. Việc đặt cửa hàng ở đâu, tính toán đến các phần vận chuyển cũng là một vấn đề doanh nghiệp rất lưu tâm. Mục đích để cải thiện  cho việc mua sắm của khách hàng, chữ “where” luôn được tính toán cẩn thận vì liên quan rất nhiều đến chi phí.

Hơn thế nữa, việc lựa chọn địa điểm cũng là một task công việc quan trọng của doanh nghiệp. Được phân tích bởi những câu hỏi sau:

• Địa điểm có cần phải là nơi traffic tốt?
• Chi phí cửa hàng có phù hợp với budget đưa ra hay không?
• Khu vực này có tập trung nhiều lượng khách hàng tiềm năng hay không?
• Nếu trưng bày sản phẩm ở mặt tiền của khu vực này thì có hợp lý không?
• Những thuận tiện và trở ngại khi đặt địa điểm ở đây là gì?

Trở lại với ví dụ về tổ chức sự kiện, chữ “Where” được phân tích là:

• Địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu?
• Sức chứa của địa điểm này được bao nhiêu người? có phù hợp với mục đích tổ chức không?
• Vị trí này có những đặc điểm nào cần ghi chú lại?
• Những thuận tiện và khó khăn của địa điểm này là gì?
• Nếu địa điểm ngoài trời, cần có phương án back up do thời tiết thì kế hoạch set up là gì?

“How” – chữ H duy nhất được nhắc đến trong 5W1H

Nếu như đã trả lời hết những câu hỏi: Cái gì? Khi nào? Tại sao? Cho ai? Ở đâu? thì câu hỏi cuối cùng để hoàn thiện sản phẩm là “làm như thế nào?”. Chữ “How” được hiểu là phần mô tả cho sản phẩm. Hay như khi vẽ một bức tranh, thì “làm như thế nào?” chính là tô màu cho bức tranh đó.

Áp dụng vào ví dụ khi tổ chức sự kiện, sẽ được phân tích như sau:

• Chương trình này được tổ chức mất chi phí bao nhiêu?
• Hình thức sân khấu, khu vực chụp ảnh, các hạng mục được thiết kế như thế nào?
• Điểm nhấn về hiệu ứng nào được xuất hiện trên sân khấu?
• Brainstorm, kế hoạch setup được xây dựng như thế nào?

Vì sao cần áp dụng mô hình 5W1H trong kinh doanh?

Tại sao nên áp dụng phương pháp 5W1H vào kinh doanh là câu hỏi rất nhiều doanh nghiệp quan tâm và đặt ra. 5W1h không chỉ có ý nghĩa với người làm marketing mà nó còn ý nghĩa với rất nhiều lĩnh vực khác nhau trong đời sống. Dù sử dụng trong lĩnh vực nào  thì 5W1h đều mang lại những ý nghĩa như:

Mô hình 5W1H tổng hợp tất cả những câu hỏi quan trọng để hoàn thành ra một sản phẩm, dự án, kế hoạch. Lợi ích của 5W1H được kể đến như:

• Chiến lược được xây dựng cụ thể, đầy đủ thông tin. Đảm bảo không bị thiết sót bước nào trong khâu chuẩn bị.
• Vừa có cái nhìn bao quát về cả 6 khía cạnh, vừa chi tiết khi phân tích sâu 5W1H
• Giúp doanh nghiệp nhìn nhận dễ dàng điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức.

Hi vọng bài viết đem lại thông tin bổ ích đến các bạn về 5W1H là gì và ích lợi của mô hình này. Wecsaigon chúc các bạn thành công!

>> Đọc thêm các bài viết Marketing tại Wecsaigon